XRechnung, E-Rechnungspflicht ab 2025 für Unternehmen
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Ab dem Jahr 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen bzw. die XRechnung) zu empfangen. Dies betrifft alle Unternehmen, die im B2B-Bereich tätig sind. Die gesetzliche Grundlage dafür wurde im März 2024 mit dem Wachstumschancengesetz festgelegt.
Warum kommt die Pflicht zur E-Rechnung / XRechnung?
Mit der Einführung der E-Rechnung folgt Deutschland dem Vorbild anderer EU-Länder. Ziel ist es, den Rechnungsprozess zu digitalisieren und zu vereinheitlichen. Zudem bereitet diese Umstellung den Weg für ein künftiges Meldesystem, das die Umsatzsteuerdaten der E-Rechnungen erfassen soll.
Was ändert sich ab 2025?
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Rechnungen entweder als elektronische Rechnungen im vorgeschriebenen Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) ausgestellt werden oder gelten als „sonstige Rechnungen“. Diese sonstigen Rechnungen, wie z. B. PDF-Dateien oder Papierrechnungen, gelten nicht mehr als elektronische Rechnungen.
Wer ist betroffen bzgl. der E-Rechnung / XRechnung?
Alle Unternehmen, die steuerpflichtige Leistungen zwischen Geschäftspartnern (B2B) erbringen, müssen ab 2025 E-Rechnungen empfangen können. Dies gilt auch für kleinere Unternehmen und Selbstständige. Kleinunternehmer müssen bis spätestens 2028 ebenfalls E-Rechnungen stellen.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen, gilt ab dem 1. Januar 2025. Unternehmen müssen ab diesem Zeitpunkt sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die Ausstellungspflicht für E-Rechnungen startet ebenfalls am 1. Januar 2025, wobei es Übergangsregelungen bis 2027 gibt.
Was müssen Rechnungsempfänger beachten?
Unternehmen müssen ab 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Anders als bisher ist keine Zustimmung des Empfängers mehr nötig, wenn die Rechnung den neuen Vorgaben entspricht. Ausgenommen sind weiterhin Rechnungen an private Endkunden (B2C) und bestimmte Sonderfälle.
Wie werden E-Rechnungen bzw. die XRechnung zugestellt?
Es gibt keine strengen Vorschriften zur Übermittlung von E-Rechnungen. Diese können per E-Mail, über Schnittstellen oder Kundenportale verschickt werden. Wichtig ist, dass die Rechnung elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Für den Empfang der (E-Rechnung / XRechnung) sollte zunächst ein normales E-Mail-Postfach ausreichen.
Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen und Fahrscheine
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrscheine sind von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen und können weiterhin in Papierform oder als PDF übermittelt werden.
Aufbewahrung von einer E-Rechnung / XRechnung
Die Aufbewahrungsfrist für E-Rechnungen bleibt wie bisher bei 10 Jahren. Wichtig ist, dass das ursprüngliche elektronische Format unverändert archiviert wird. Auch wenn eine Kopie der Rechnung in einem lesbaren Format wie PDF erstellt wird, muss die elektronische Version erhalten bleiben.
Überblick über die Übergangsfristen für die E-Rechnung und XRechnung im B2B-Bereich in Deutschland
| Jahr | 2025 | 2026 | 2027 | 2028 |
|---|---|---|---|---|
| Papier- und elektronische Rechnungen (PDF, JPG, etc.) | Erlaubt | Erlaubt | Nicht erlaubt | Nicht erlaubt |
| Papier- und elektronische Rechnungen (PDF, JPG, etc.) für Unternehmen mit einem Umsatz < 800.000 Euro | Erlaubt | Erlaubt | Erlaubt | Nicht erlaubt |
| EDI-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers | Erlaubt | Erlaubt | Erlaubt | Nicht erlaubt |
| E-Rechnungen (nach EN 16931 Standard) | Erlaubt | Erlaubt | Erlaubt | Erlaubt |
Bis Ende 2026:
Rechnungen in Papierform oder als elektronische Datei (z. B. PDF) dürfen weiterhin für inländische B2B-Geschäfte in den Jahren 2025 und 2026 verwendet werden. Dies gilt allerdings nur, wenn der Empfänger damit einverstanden ist. Ab dem 1. Januar 2025 wird jedoch die E-Rechnung wichtiger als die Papierrechnung. Daher müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und revisionssicher speichern können.
Bis Ende 2027:
Für Unternehmen, die im Jahr 2026 einen Umsatz von weniger als 800.000 Euro hatten, bleibt es auch 2027 noch möglich, Papierrechnungen oder nicht-standardisierte elektronische Rechnungen (wie PDFs) zu verwenden. Auch hier ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Unternehmen, deren Umsatz im Jahr 2026 über 800.000 Euro lag, können Rechnungen per EDI-Verfahren übermitteln, solange der Empfänger einverstanden ist. Diese Rechnungen müssen allerdings nicht unbedingt den europäischen Standard (EN 16931) erfüllen.
Ab 2028:
Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle deutschen Unternehmen bei inländischen B2B-Geschäften die neuen Vorschriften für E-Rechnungen einhalten. Das bedeutet, dass Rechnungen nur noch im standardisierten Format ausgestellt und übermittelt werden dürfen. Dies ist auch der Zeitpunkt, an dem neue Regelungen, wie das geplante Meldesystem und Maßnahmen der EU (ViDA), umgesetzt werden sollen.
